Deze algemene voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en andere overeenkomsten tussen een opdrachtgever en Studio Vlak gesloten overeenkomsten. Mocht het nodig zijn, dan kunnen we uiteraard schriftelijk andere afspraken maken dan wat er in deze algemene voorwaarden staat.
Onze offertes zijn vrijblijvend, en ze zijn een maand geldig. Prijzen en andere bedragen vermelden wij altijd zonder BTW (tenzij we dat anders aangeven, natuurlijk).
We vinden het fijn om te weten wanneer we aan de slag kunnen. Opdrachten moeten daarom altijd schriftelijk worden bevestigd door de opdrachtgever.
Wanneer een opdrachtgever een opdracht niet alleen aan Studio Vlak geeft, maar ook aan een andere partij, dan willen we dat graag weten. Stel ons daarom op de hoogte, en vermeld de naam van de andere partij(en). Wij vinden het namelijk prettig om te weten of we bijvoorbeeld competitie met anderen aan moeten gaan.
Natuurlijk doen wij ons uiterste best om opdrachten zo zorgvuldig en goed mogelijk uit te voeren. We behartigen de belangen van onze opdrachtgevers naar ons beste weten. Het resultaat dat we op gaan leveren is zo goed en bruikbaar als je van een redelijk en professionele studio mag verwachten. Daar staat uiteraard tegenover dat de opdrachtgever zich ook inzet om materialen en dergelijke die wij nodig hebben goed en tijdig aan te leveren.
Het kan voorkomen dat wij, of de opdrachtgever, een derde partij inschakelen om (delen) van de opdracht te verzorgen. Dat doen we bijvoorbeeld om extra expertise bij de opdracht te betrekken. Dit laten we altijd aan elkaar weten. Eventuele (indicatieve) kosten voor de derde partij bespreken we altijd vooraf. Mocht het nodig zijn dan kunnen wij namens de opdrachtgever offertes opvragen.
Wanneer wij tijdens het werken aan de opdracht merken dat we meer werk moeten doen dan we van tevoren hebben afgesproken, dan laten we dit altijd weten. Als dat meerwerk komt doordat de opdrachtgever de opdracht of de briefing tussentijds wijzigt, dan factureren we deze extra werkzaamheden tegen hetzelfde tarief als wat we eerder voor de opdracht hebben afgesproken. Dit doen we ook als we meerwerk hebben doordat materialen en dergelijke die we van de opdrachtgever krijgen niet goed of niet op tijd zijn aangeleverd. Nogmaals: we voeren meerwerk altijd in overleg uit. We laten het altijd weten als we denken meer werk in rekening te moeten gaan brengen.
Natuurlijk vinden we het hartstikke leuk als we regelmatig werk voor dezelfde opdrachtgever kunnen uitvoeren. Als we herhaaldelijk soortgelijk werk doen, dan spreken we van een duurovereenkomst. In dat geval kan onze overeenkomst alleen worden beëindigd als de opdrachtgever deze schriftelijk opzegt. Daarvoor gebruiken we een termijn van ten minste drie maanden, en tijdens die termijn blijft de opdrachtgever de gebruikelijke hoeveelheid werk van ons afnemen. Uiteraard kunnen we schriftelijk iets anders afspreken.
Hoe onwaarschijnlijk ook, het kan gebeuren dat we ons werk aan een opdracht moeten uitstellen of stop moeten zetten als gevolg van omstandigheden waar wij niks aan kunnen doen. Als we dan al kosten hebben gemaakt, dan is de opdrachtgever verplicht om die kosten te vergoeden. Wij zullen ons uiterste best doen om die kosten zo laag mogelijk te houden.
Nog onwaarschijnlijker is dat tegen een opdrachtgever faillissement, surseance of schuldsanering wordt aangevraagd. Als dat toch gebeurt, dan hebben zowel wij als de opdrachtgever het recht om onze overeenkomst onmiddellijk te ontbinden (geheel of gedeeltelijk). Als we elkaar nog bedragen verschuldigd zijn, dan worden deze meteen opeisbaar.
Na afloop van een opdracht sturen wij een factuur. Afhankelijk van wat we voorafgaand aan de opdracht hebben afgesproken staan daarop de kosten voor onze uren, een vast bedrag en/of andere kosten die wij gemaakt hebben en aan de opdrachtgever doorberekenen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kosten voor druk- of printwerk, proeven, prototypes en hosting. We sturen onze facturen zo tijdig mogelijk.
We kunnen ook afspreken om tijdens de opdracht al een eerste betaling in rekening te brengen, zodat we de betaling in termijnen kunnen verdelen en wij eventuele kosten die we tijdens de opdracht maken al kunnen dekken.
Facturen moeten binnen 14 dagen na de factuurdatum worden betaald, tenzij we van tevoren iets een andere termijn hebben afgesproken. We willen altijd dat het factuurbedrag in één keer op onze rekening wordt bijgeschreven, onder vermelding van het factuurnummer. Ons rekeningnummer staat op de factuur.
Wanneer de opdrachtgever aan alle verplichtingen heeft voldaan (dus alle facturen zijn betaald), dan krijgt de opdrachtgever van ons het recht om het resultaat van de opdracht in gebruik te nemen. Dat recht is natuurlijk exclusief voor de opdrachtgever, tenzij we anders hebben afgesproken of tenzij dat logisch is gezien de aard van de opdracht. Dit betekent natuurlijk ook dat ons werk van ons blijft totdat alle betalingen zijn voldaan. Verderop in deze voorwaarden bespreken we ook de intellectuele eigendomsrechten.
In het onwaarschijnlijke geval dat een opdrachtgever ons te laat betaalt, dan mogen we wettelijke rechten en incassokosten in rekening gaan brengen. Die kosten zijn minimaal 10% van het factuurbedrag, met een minimum van 150 euro exclusief btw. Deze kosten gaan we rekenen vanaf het moment dat een betaling meer dan een kwartaal na de factuurdatum nog niet gedaan is. Als het hierbij gaat om een tussentijdse betaling (bijvoorbeeld als een opdracht in termijnen wordt betaald), dan stoppen we met onze werkzaamheden wanneer de betaaltermijn op de factuur twee keer overschreden is.
Wanneer de opdrachtgever het werk in gebruik neemt dan is voor het doel waarvoor het ontworpen is. Denk bijvoorbeeld aan een ontwerp dat is gemaakt voor beeldschermen, dat dus niet gedrukt kan worden. Dit doel is van tevoren afgesproken. De opdrachtgever heeft niet het recht om het resultaat van de opdracht aan te (laten) passen zonder dat wij daar toestemming voor hebben gegeven.
Studio Vlak houdt het recht om de resultaten van de opdracht te gebruiken voor eigen publiciteit. Tenzij we anders hebben afgesproken kunnen we het resultaat dus publiceren op bijvoorbeeld onze eigen website en op sociale media.
Als de opdrachtgever klachten heeft over ons werk, dan willen we die graag binnen tien werkdagen nadat de opdracht is afgrond schriftelijk krijgen. Na die tien dagen nemen we aan dat de opdracht naar volle tevredenheid is volbracht.
We zijn trots op ons werk. We hebben dus ook intellectuele eigendomsrechten op wat we gemaakt hebben. Alle uit opdrachten voorkomende intellectuele eigendomsrechten (waaronder bijvoorbeeld modelrecht en auteursrecht), komen ons toe. We kunnen overeenkomen dat we deze rechten overdragen aan de opdrachtgever. Dat leggen we dan schriftelijk vast.
Doorgaans zetten we onze naam of ons logo niet op werk dat we voor een opdrachtgever hebben gemaakt. In sommige gevallen willen we wel graag kunnen vragen om onze naam juist wel of juist niet te vermelden.
Wanneer we aan een opdracht werken dan maken we naast het eindproduct ook verschillende ontwerpen, schetsen, concepten, prototypes en dergelijke. Ook hebben we bronbestanden van ons werk, waaronder broncodes en andere computerbestanden. Al deze dingen zijn ons eigendom, ook wanneer we die aan de opdrachtgever of aan derden ter beschikking stellen.
De opdrachtgever vrijwaart ons van elke aansprakelijkheid van derden die het gevolg zijn van het ingebruiknemen en toepassen van het door ons gemaakte werk. Hieronder valleen ook aanspraken die te maken hebben met intellectuele eigendomsrechten op de door de opdrachtgever aan ons geleverde materialen. Het doen van onderzoek naar het bestaan van intellectuele eigendomsrechten van derden hoort niet bij onze opdracht. We gaan er vanuit dat de opdrachtgever die verantwoordelijkheid draagt.
We zijn alleen aansprakelijk voor direct aan ons toerekenbare directe schade. Onze aansprakelijkheid niet groter dan het honorarium dat we voor de opdracht zouden krijgen of al gekregen hebben. Met ‘de opdracht’ bedoelen we hier het deel van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
Mochten we ergens toerekenbaar tekortschieten, dan moet de opdrachtgever dit eerst schriftelijk aan ons laten weten. Je stelt ons dan officieel in gebreke, en je geeft ons een redelijke termijn om alsnog onze verplichtingen na te komen, eventuele fouten recht te zetten, of schade te herstellen, te voorkomen of te beperken.
Studio Vlak is niet aansprakelijk voor fouten of gebreken in dingen die door de opdrachtgever ingeschakelde derde partijen zijn gemaakt. Dit geldt ook als die derde partij(en) door ons zijn voorgesteld.
Elke aansprakelijkheid verdwijnt vanaf twee jaar na het voltooien (of stopzetten) van de opdracht.
Overeenkomsten die wij met een opdrachtgever sluiten mogen niet zonder onze toestemming worden overgedragen aan een derde partij. Behalve natuurlijk wanneer een opdrachtgever haar of zijn hele onderneming overdraagt naar een ander.
Op onze overeenkomsten vallen onder Nederlands recht. Als er onverhoopt een geschil ontstaat, dan proberen we dat eerst samen op te lossen. Wanneer we allebei schriftelijk overeengekomen zijn dat we hier hulp bij nodig hebben in de vorm van arbitrage, dan neemt de volgens de wet bevoegde rechter, of de rechter in het arrondissement waarin we zijn gevestigd (wij mogen kiezen welke van deze twee) kennis van ons geschil.
Mochten een of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden vernietigd worden, dan blijven de andere bepalingen onverminderd van kracht.